ビジネスにおけるメールの注意
件名はちゃんと入れること
ビジネスにおけるメールでは、件名をきちんと入れることが大前提となります。件名を入れていないようば場合、メールを開いてもらいないようなこともあるでしょう。
CCやBCCを理解すること
CCとBCCをきちんと理解して利用する必要があります。CCの場合、TOの方に送ったメールを内容を別の方にも共有したい場合に利用します。BCCの場合ですと、他に送信する相手のメールアドレスを表示させたくない時に利用するものです。送った相手を知らせたくないようなケースで用いると良いでしょう。
メールでは望ましくないケースもある
ビジネスシーンではメールでのやり取りが基本となってきています。しかし、メールで連絡するとマナー違反となるようなケースもあるので注意が必要でしょう。例えば緊急の連絡をメールで行ってしまうと、相手は見ていなかったというトラブルが発生しやすいと言えます。
返信先などを本文に明記する
メールを送信すると、自分のメールアドレスが送った相手にも表示されることとなります。だからと言って返信先の情報を知らせないでいると、失礼にあたる場合があるのです。ビジネスシーンにおいてはメールの本文にメールアドレスや自分の名前、電話番号といった情報を一緒に載せておくことが望ましいでしょう。
件名は基本的に変えないこと
件名を変えてしまうと、何に対しての話であったか分からなくなるケースがあります。件名の前に「Re:」をつけるなどすると分かりやすいでしょう。「Re：」は放っておくと沢山ついてしまっているケースもあります。「Re:」は1つだけになるように気を付けましょう。
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ウェブメールの基本
ウェブメールの特徴
ウェブメールの最大の特徴は、ブラウザで利用するということです。そのためウェブメールを利用するには、インターネットに接続できている必要があるということです。また、ブラウザ上であるなら、ネットを利用できる端末からログインして利用することもできます。
細かい設定が不要
ウェブメールは登録を行うだけで簡単にメールを利用できることも多くあります。したがって初心者でも使いやすいと言えるでしょう。使い勝手を良くするためにカスタマイズを行えば、より快適な環境を整えることもできるでしょう。
データの移し替えが不要になる
ウェブメールの良いところは、パソコンといった端末を買い替えるような時にデータを移行する必要がないということです。万が一パソコンや端末が故障してしまいデータが失われてしまった場合であっても、メールのデータが消える心配もないということです。
メールソフトと同様の使い勝手
従来メールソフトを使用していたという方であっても、ウェブメールの使い勝手はそれほど違いがないということも特徴となります。ウェブメールに移行したからといって戸惑うようなことは少ないでしょう。
メールソフトとの違い
メールソフトは開くためにパスワードを入力したり、ログインを行うといったことをする必要はないでしょう。またインターネットに接続していない状態であっても、メールを閲覧することが可能です。送受信を行うためにインターネットを利用する必要がある点は、ウェブメールと同様と言えます。メールソフトでは基本的に一台の端末でしか利用することができないため、別の端末でメールを閲覧するようなことはできません。メールの容量などにも気を付ける必要があります。また、メールソフトだけではなく企業にとって便利なツールにファイル共有が挙げられ、会社の重要なファイルのやり取りを安全に行なうことができるでしょう。また、社内だけではなく取引先ともファイル共有を行うことができ、色々な機能も付いているので効率良く安全に共有していくことができると言えます。
